Trefwoordenregister in Word

Je ziet hem vaak aan het einde van informatieve documenten, tijdschriften of boeken; een trefwoordenregister. Maar hoe maak je nu zoiets? Wij gaan jou dit treffend uitleggen.

In eenvoudige notulen zal een trefwoordenregister misschien niet zo op zijn plaats zijn, maar zodra je meer dan, zeg, 10 pagina’s met tekst hebt in een document kan het handig zijn om jouw lezers snel terug te laten zoeken waar bepaalde informatie in jouw document te vinden is. Natuurlijk kan men met de zoekfunctie woorden vinden, maar toch kan zo’n trefwoordenregister nuttig zijn. Er zijn echt nog lezers die van papier lezen. Echt waar!

Je kunt hem op een andere locatie in jouw document zetten, maar meestal vinden we een trefwoordenregister terug aan het einde van een document.
Als je naar de locatie gaat waar jeu het trefwoordenregister terug wilt zien, selecteer je het menu ‘Verwijzingen’ in het lint.

In dit menu zie je een onderdeel ‘Index’, dit is de Word benaming voor een trefwoordenregister. Binnen dit onderdeel ‘Index’ vind je de functie ‘Index invoegen’. Wanneer je hierop klikt, krijg je een scherm gepresenteerd waar je kan kiezen uit verschillende stijlen registers. Het door jou gewenste register type kiezen kan je doen door bij ‘Indeling’ te klikken op het pijltje naar beneden achter de waarde. Standaard zal deze waarde ‘Van sjabloon’ weergeven. Kies je vervolgens het register wat je het fraaist vindt voor jouw document.
Wanneer je een bepaald type kiest, zie je in het ‘Afdrukvoorbeeld’ gedeelte hoe het register er uit zal gaan zien.

Een tweede instelling die handig is, vind je bij ‘Kolommen’. Hier kan je opgeven uit hoeveel kolommen jouw trefwoordenregister dient te bestaan.

Druk je nu op ‘OK’ dan heb je een trefwoordenregister toegevoegd. Vooralsnog zal je echter ‘Geen indexgegevens gevonden’ zien staan. Dit komt omdat je nu eerst alle woorden dient te selecteren die je terug wilt zien in jouw trefwoordenregister.

Het toevoegen van woorden aan jouw trefwoordenregister is het meest tijdrovende werk. Niet omdat het zo ingewikkeld is, maar omdat je dient te bepalen welke woorden je belangrijk genoeg vindt om in jouw trefwoordenregister op te nemen.

Een woord toevoegen doe je door in het menu ‘Verwijzingen’ in het gedeelte ‘Index’ te klikken op ‘Item markeren’. Ga hiervoor eerst achter het woord staan wat je wil toevoegen aan het trefwoordenregister, of beter nog; selecteer het betreffende woord. Klik je nu op ‘Item markeren’ dan krijg je een scherm te zien waar u aangeeft welk woord je wilt toevoegen. Heb je een woord geselecteerd, dan staat dit al voor je ingevuld onder ‘Hoofdgegeven’.
Klik je nu op ‘Markeren’, dan wordt het woord als hoofdwoord aan jouw trefwoordenregister toegevoegd.
Wil je het woord als sub-woord, subgegeven, onder een ander woord laten vallen, vul dan het geselecteerde woord in onder ‘Subgegeven’ en plaats in ‘Hoofdgegeven’ het woord waaronder dit sub-woord geplaatst dient te worden in uw trefwoordenregister. Wil je pagina verwijzingen toevoegen naar elk gevonden element van dit woord, klik dan op ‘Alles markeren’.

Met bovenstaande uitleg heb je weer een functionaliteit van Word onder de knie waar je nuttig gebruik van kunt maken.