Tabel or not Tabel…

Tabellen in Word

Ongetwijfeld ben je bekent met de tabel structuur van Excel. Rijen en kolommen. Je weet dan misschien ook wel dat je ook in Word gebruik kunt maken van tabel structuren. Maar er kan in Word nog veel meer met de tabellen. Wij leggen je uit hoe je kunt sorteren en eenvoudige formules kunt gebruiken.
okt1Binnen Excel zijn er zeer veel mogelijkheden wat je met tabellen kunt doen. Dit is niet zo vreemd, Excel is hier specifiek voor ontworpen. Echter in Word zijn er ook aardig wat functies toe te passen op de tabellen die je invoegt. Lees hier hoe je in Word tabellen gebruik kunt maken van formules en hoe de tabel te sorteren is.

Sorteren

Om te kunnen werken met tabellen dien je uiteraard eerst te weten hoe je deze invoert. Ik ga er op dit moment vanuit dat jij dit kunt.

Als je een tabel hebt, kan je deze vervolgens wijzigen. Wat bijvoorbeeld mogelijk is is om de tabel te sorteren op een bepaalde kolom. Ga hiervoor naar het menu ‘Hulpmiddelen voor tabellen’ en vervolgens ‘Indeling’. Hier zie je onder het kopje ‘Gegevens’ de functie ‘Sorteren’ staan. Wanneer je hierop klikt, krijg je een scherm waar je de sorteer instructies voor de tabel kunt ingeven.okt2

Indien je bij ‘Sorteren op’ klikt op het pijltje naar beneden, kan je de kolommen van jouw tabel selecteren. Het is dan mogelijk om per kolom aan te geven wat het type van de kolom is; tekst, getal of datum. Dit wordt dus niet net als bij Excel door Word zelf herkent. Daarnaast geef je aan of de tabel ‘Oplopend’ (van oud naar nieuw, laag naar hoog, etc…) of ‘Aflopend’ (van nieuw naar oud, hoog naar laag, etc…) wordt gesorteerd.
Ja kan meerdere sorteer kolommen aangeven, echter tot een maximum van 3 kolommen.

Bij de optie ‘Eerste rij’ kan je aangeven of ook de eerste rij van de tabel meegenomen dient te worden bij het sorteren. Dit kan bijvoorbeeld van belang zijn als je jouw kolommen geen namen geeft, maar het slechts een opsomming van waarden is.

Formules

Het is mogelijk om in een bepaalde cel van een tabel in Word een formule te plaatsen. Let wel; er zijn binnen Word slechts een beperkt aantal formules beschikbaar. Heb je complexere tabellen, dan doe je er beter aan om een link in te voeren naar een Excel spreadsheet. Wil je hier meer over weten, neem dan contact met mij op.
okt3Als je in een lege cel gaat staan onder een aantal waarden en vervolgens in het onderdeel ‘Gegevens’ op ‘Formule’ klikt, krijg je een scherm te zien waarin je in de eerste regel een eenvoudige formule kunt typen.
Herkent Word getallen, dan zal hij als formule ‘SUM(ABOVE)’ laten zien. Het is echter ook mogelijk andere eenvoudige formules te gebruiken als ‘AVERAGE’, ‘MAX’ of ‘MIN’, etc… Uiteraard zijn er nog meer functies beschikbaar. Je vind de formules door op het pijltje naar beneden te klikken achter ‘Functie plakken:’. Zie je een formule die je wilt gebruiken, dan klik je er op om ze te plakken in het ‘Formule:’ veld.

Tussen haakjes achter de functie vind je in welke richting Word kijkt om de formule uit te voeren. Dit kan ‘ABOVE’ zijn zodat de bovenliggende cellen bekeken worden, of je kunt ‘LEFT’ of ‘RIGHT’ gebruiken om respectievelijk links en rechts van de formule cel te kijken.

Meer mogelijkheden

Er is nog veel meer mogelijk met tabellen in Word, in de volgende tip zullen we nog wat meer onderdelen behandelen. We gaan dan in op de nuttige functies ‘veldnamen rij herhalen’ en ‘bladwijzers plaatsen’.

Wil jij iets weten over Excel? Neem dan contact op met Ter Zake Excel.