Wat je altijd al wilde weten

Bladwijzers in Word

Binnen Word bestaat de functie Bladwijzers, met deze functie is het zeer handig om een stukje informatie op meerdere plekken zichtbaar te maken in jouw document, zonder dat je het zelf handmatig meerdere keren hoeft in te typen. Dit is dus heel efficiënt en snel. Ook het wijzigen hoef je dan maar op één plek te doen.

Door een bladwijzer toe te voegen op een bepaalde locatie in jouw document, is het mogelijk om er op andere plekken weer naar te verwijzen. Dit gebeurd door het invoegen van ‘velden’. Zo’n ‘veld’ haalt de informatie op uit een locatie waar je een bladwijzer voor hebt aangemaakt. Hoe dit in zijn werk gaat leggen wij jou nu uit.

Bladwijzer toevoegen

Bladwijzer toevoegen in Word - Ter Zake WordVoordat je een bladwijzer toevoegt, selecteer je het betreffende woord, of de woorden, waarnaar je wilt gaan verwijzen. Denk bijvoorbeeld aan de klantnaam in een offerte. Vervolgens voeg je een bladwijzer toe via het menu ‘Invoegen’.
Onder het kopje ‘Koppelingen’ vindt je de functie ‘Bladwijzer’. Klik  hierop er opent een venster waarop je de bladwijzer naam in vult.

Bladwijzer in Word - Ter Zake Word

In het bovenste veld typ je een herkenbare naam van jouw bladwijzer in. In ons voorbeeld zou dat ‘Klant’ zijn.
Door op ‘Toevoegen’ te klikken wordt de bladwijzer definitief aangemaakt en kun je er in de rest van jouw document gebruik van maken.

Een bladwijzer verwijder je door deze te selecteren in het witte vlak in dit scherm. In dit witte vlak worden alle bladwijzers getoond die u aangemaakt hebt. Selecteer de bladwijzer die je wilt verwijderen en klik op ‘Verwijderen’ om deze weg te halen.

Verwijzen naar bladwijzer

Bladwijzer verwijzing in Word - Ter Zake WordDoordat je nu een bladwijzer aangemaakt heeft, is het mogelijk om op een willekeurige plek in jouw document te verwijzen naar deze bladwijzer.  Dit doe je door naar de locatie te gaan waar je de verwijzing in wilt voegen. Ga vervolgens naar het menu ‘Invoegen’ en klik op ‘Snelonderdelen’ en dan op ‘Veld’.
Een bladwijzer wordt ook wel een ‘Veld’ genoemd.

In het scherm wat je nu ziet geef je eerst aan welk gegeven, ‘veld’, je wilt weergeven op de locatie waar je staat in jouw document.
Selecteer hiervoor in het gedeelte ‘Veldnamen:’ de optie ‘Ref’. In het vlak in het midden, ‘Bladwijzernaam:’, zie je nu de beschikbare bladwijzers in jouw document. In ons geval zien we ‘Klant’ staan. Klik hierop om deze bladwijzer te selecteren. Vergeet niet om ook ‘Opmaak tijdens bijwerken handhaven’ aan te vinken. Hiermee zorg je dat de opmaak wijzigingen, op de locatie waar je de bladwijzer verwijzing invoegt, niet veranderen. Klik nu op ‘Ok’ en je hebt een verwijzing ingevoegd naar de bladwijzer ‘Klant’.

Bladwijzer selectie in Word - Ter Zake Word

007 – License to code

Stuurtekens en codes in Word

Heb jij je wel eens afgevraagd hoe Word het allemaal bijhoud? Ingevoegde plaatjes, welke tekst er vet of in kleur getoond of afgedrukt moet worden, waar er andere lettertypen gebruikt moet worden, wanneer er nu een pagina einde staat en wanneer niet. Wij gaan je daar meer over vertellen, maar ook hoe je er jouw voordeel mee kunt doen.

nov1

Op de achtergrond in jouw Word document staan heel veel ‘geheime’ codes. Het heeft misschien wel iets weg van een Bond-film, maar vanaf vandaag ben je met de informatie uit deze nieuwsbrief ook een beetje een ‘geheim agent’ geworden. Door handig gebruik te maken van de codes in Word kan je sneller jouw document aanpassen en verwijzingen aanbrengen.

Stuurtekens

Laten we beginnen met de eenvoudige codes. De stuurtekens voor het manipuleren van de tekst in jouw document. Deze stuurtekens regelen bijvoorbeeld wanneer er een nieuwe alinea begint, waar een tabtoets gebruikt is of waar een pagina einde is toegevoegd.
Je kunt deze tekens vinden door op het teken  te drukken. Je vindt dit teken op het lint in het menu Start. Maar wat kan je nu eigenlijk als je al die codes ziet? Welnu het is hiermee eenvoudig te achterhalen waar een nieuwe alinea begint. Elke alinea eindigt namelijk met het teken . Dus als je een alinea selecteert om bijvoorbeeld de opmaak te wijzigen, weet je tot waar deze loopt.

Ook kan je zien hoeveel tabtoets aanslagen er gebruikt zijn om witruimte in de tekst te creëren. Met het plaatsen van een juiste tab positie kan je die aanslagen verminderen in jouw tekst en dus sneller een fraaie uitlijning creëren.

Je kunt ook zien waar een skip opdracht naar de volgende pagina staat, dit zie je aan de code nov2. Wil je de sprong opdracht naar de volgende pagina ongedaan maken, dan hoef je slechts deze code te verwijderen en de pagina’s worden weer samengevoegd.

Maak je gebruik van een trefwoorden register in jouw document, dan zal je met de stuurcodes zien waar woorden gemarkeerd zijn. Dit wordt weergegeven met de code ‘{ XE “<trefwoord>” }’. Je kunt het trefwoord nu gewoon wijzigen, zodat de juiste verwijzing in jouw trefwoorden register getoond wordt.
Heb je geen idee hoe je een trefwoorden register maakt? Dan moet je zeker de nieuwsbrief van volgende maand in de gaten houden, daar zal ik dit haarfijn aan jou uitleggen.

Je ziet; met de geheime stuurcodes kan je meer te weten komen over hoe jouw document opgebouwd is.

Veld codes

Behalve stuurcodes, zijn er ook speciale codes die velden (variabele stukjes informatie) in jouw document weergeven. Denk hierbij aan bladwijzers, koppelingen van objecten naar andere bestanden, kruisverwijzingen, etc… Je kunt deze codes laten weergeven door de toetscombinatie Alt+F9 in te drukken. Je ziet dan de ‘geheime’ veldcodes. Druk je weer op Alt+F9, dan verdwijnen ze weer.

Duizelt het jou van al deze ‘geheime’ functies? Je kunt altijd contact met ons opnemen!

Tabel or not Tabel…

Tabellen in Word

Ongetwijfeld ben je bekent met de tabel structuur van Excel. Rijen en kolommen. Je weet dan misschien ook wel dat je ook in Word gebruik kunt maken van tabel structuren. Maar er kan in Word nog veel meer met de tabellen. Wij leggen je uit hoe je kunt sorteren en eenvoudige formules kunt gebruiken.
okt1Binnen Excel zijn er zeer veel mogelijkheden wat je met tabellen kunt doen. Dit is niet zo vreemd, Excel is hier specifiek voor ontworpen. Echter in Word zijn er ook aardig wat functies toe te passen op de tabellen die je invoegt. Lees hier hoe je in Word tabellen gebruik kunt maken van formules en hoe de tabel te sorteren is.

Sorteren

Om te kunnen werken met tabellen dien je uiteraard eerst te weten hoe je deze invoert. Ik ga er op dit moment vanuit dat jij dit kunt.

Als je een tabel hebt, kan je deze vervolgens wijzigen. Wat bijvoorbeeld mogelijk is is om de tabel te sorteren op een bepaalde kolom. Ga hiervoor naar het menu ‘Hulpmiddelen voor tabellen’ en vervolgens ‘Indeling’. Hier zie je onder het kopje ‘Gegevens’ de functie ‘Sorteren’ staan. Wanneer je hierop klikt, krijg je een scherm waar je de sorteer instructies voor de tabel kunt ingeven.okt2

Indien je bij ‘Sorteren op’ klikt op het pijltje naar beneden, kan je de kolommen van jouw tabel selecteren. Het is dan mogelijk om per kolom aan te geven wat het type van de kolom is; tekst, getal of datum. Dit wordt dus niet net als bij Excel door Word zelf herkent. Daarnaast geef je aan of de tabel ‘Oplopend’ (van oud naar nieuw, laag naar hoog, etc…) of ‘Aflopend’ (van nieuw naar oud, hoog naar laag, etc…) wordt gesorteerd.
Ja kan meerdere sorteer kolommen aangeven, echter tot een maximum van 3 kolommen.

Bij de optie ‘Eerste rij’ kan je aangeven of ook de eerste rij van de tabel meegenomen dient te worden bij het sorteren. Dit kan bijvoorbeeld van belang zijn als je jouw kolommen geen namen geeft, maar het slechts een opsomming van waarden is.

Formules

Het is mogelijk om in een bepaalde cel van een tabel in Word een formule te plaatsen. Let wel; er zijn binnen Word slechts een beperkt aantal formules beschikbaar. Heb je complexere tabellen, dan doe je er beter aan om een link in te voeren naar een Excel spreadsheet. Wil je hier meer over weten, neem dan contact met mij op.
okt3Als je in een lege cel gaat staan onder een aantal waarden en vervolgens in het onderdeel ‘Gegevens’ op ‘Formule’ klikt, krijg je een scherm te zien waarin je in de eerste regel een eenvoudige formule kunt typen.
Herkent Word getallen, dan zal hij als formule ‘SUM(ABOVE)’ laten zien. Het is echter ook mogelijk andere eenvoudige formules te gebruiken als ‘AVERAGE’, ‘MAX’ of ‘MIN’, etc… Uiteraard zijn er nog meer functies beschikbaar. Je vind de formules door op het pijltje naar beneden te klikken achter ‘Functie plakken:’. Zie je een formule die je wilt gebruiken, dan klik je er op om ze te plakken in het ‘Formule:’ veld.

Tussen haakjes achter de functie vind je in welke richting Word kijkt om de formule uit te voeren. Dit kan ‘ABOVE’ zijn zodat de bovenliggende cellen bekeken worden, of je kunt ‘LEFT’ of ‘RIGHT’ gebruiken om respectievelijk links en rechts van de formule cel te kijken.

Meer mogelijkheden

Er is nog veel meer mogelijk met tabellen in Word, in de volgende tip zullen we nog wat meer onderdelen behandelen. We gaan dan in op de nuttige functies ‘veldnamen rij herhalen’ en ‘bladwijzers plaatsen’.

Wil jij iets weten over Excel? Neem dan contact op met Ter Zake Excel.

Achtergrond op de voorgrond

Achtergrond in Word

De achtergrond van jouw document op de voorgrond. Wist je al dat je jouw Word document kunt verfraaien met verschillende technieken, waaronder het plaatsen van een afbeelding op de achtergrond?

Je kunt door het plaatsen van een afbeelding op de achtergrond jouw document extra verfraaien, of voorzien van bijvoorbeeld een opmerking ‘kopie’. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als je een kopienota naar een klant wil sturen.
Uiteraard is het bij een afbeelding op de achtergrond van belang dat de voorgrond nog goed leesbaar is. In deze nieuwsbrief gaan we je haarfijn uitleggen hoe je dit kunt doen.

Achtergrond afbeelding plaatsen

Een afbeelding die op de achtergrond in een document geplaatst wordt, wordt ook wel een watermerk in Word genoemd. Dit heeft met name te maken met het feit dat de afbeelding niet met de normale kleuren in het document geplaatst wordt, maar dat er vaak aangegeven wordt bij de afbeelding dat deze een bepaald percentage transparant dient te zijn. Hierdoor wordt alle tekst, of andere afbeeldingen, die over de achtergrond heen gezet wordt, nog gewoon goed zichtbaar.

Een watermerk plaatsen doe je door in het menu ‘Ontwerpen’ te klikken op de functie ‘Watermerk’. Je krijgt dan een aantal standaard watermerken te zien die gewoonlijk gebruikt worden. Denk hierbij aan de schuingedrukte teksten ‘Urgent’, ‘Niet kopiëren’ of ‘Vertrouwelijk’ die je soms in officiële documenten terugziet.

Behalve deze standaard watermerken, kan je ook gebruik maken van jouw eigen afbeeldingen als watermerk. Deze voeg je toe aan de achtergrond van jouw document door te klikken op ‘Aangepast watermerk’. Je kan in het volgende scherm een eigen tekst als watermerk toevoegen, danwel kan je een eigen afbeelding selecteren.
Je kan er voor kiezen om je afbeelding op een bepaalde grootte in jouw document te plaatsen. Laat je de schaal op ‘auto’ staan, dan wordt de standaard afmeting van de afbeelding gebruikt.
Met het vinkje bij ‘wassen’ kan je regelen dat de kleur van de afbeelding aangepast wordt, zodat de tekst op de voorgrond goed leesbaar blijft.

Een watermerk wordt toegepast op jouw gehele document.

Meer achtergrond

Behalve dat je een afbeelding op de achtergrond kunt plaatsen is het ook mogelijk om een bepaalde kleur of patroon op de achtergrond van jouw document te tonen. Dit doe je door te klikken op ‘Paginakleur’ in het menu ‘Ontwerpen’. Je selecteert een bepaalde kleur uit het volgende scherm, of je kiest voor ‘meer kleuren’. Hier kan je jouw kleur heel nauwkeurig met de RGB kleur code selecteren.
Met de functie ‘opvuleffecten’ kan je nog veel meer effecten op de kleuren loslaten. Je kan een overgang maken van één kleur naar een andere, danwel kan je bepaalde kleur patronen kiezen met ‘bitmappatroon’. Als laatste is het in dit scherm eveneens mogelijk om een afbeelding op de achtergrond te plaatsen.

Naast het toevoegen van kleuren en patronen, is het ook mogelijk om een kader, rand, om uw pagina heen te plaatsen. Hiervoor klik je op de functie ‘Paginaranden’.

Vinken hier, vinken daar

Opsommingen in Word

Hoe plaats je een reeks met een opsommingsteken, wanneer gebruik je een nummer of hoe plaats je een selectievakje als opsommingsteken in Word?

Je kunt een reeks van gegevens laten voorafgaan door een bepaald teken of symbool. Dit maakt dat jouw document er professioneler uitziet. Wat ook mogelijk is, is om er een selectievakje voor te zetten, zodat lezers van uw document een selectie kunnen maken voor één of meerdere van uw reeks met gegevens. Hoe je dit voor elkaar krijgt, gaan we je hieronder uitleggen.

Opsommingsteken

Wil je een reeks punten opnoemen, dan kan jij dit doen door zelf een opsommingsteken (in het engels ‘bullet’) voor de tekst te typen. Hierdoor ziet de opsomming er in jouw document wat georganiseerder uit. Bij bepaalde tekens (bijvoorbeeld ‘-‘ of ‘*’), zal Word automatisch al voorstellen om dit om te zetten naar een fraaier opsommingsteken.

De opsommingstekens kan je vinden in het Lint onder het ‘Start’ menu bij ‘Alinea’. Je ziet hier een icon met een punt en een streepje. Wanneer je op de driehoek klikt achter dit icon, krijg je nog veel meer opsommingstekens om uit te kiezen.
Het is zelfs mogelijk om jouw eigen opsommingsteken te gebruiken. In dat geval dien je in het menu ‘Opsommingstekens’ te kiezen voor ‘Nieuw opsommingsteken definiëren’. Je kunt dan een symbool kiezen of een eigen afbeelding gebruiken.

Behalve dat je opsommingen kan maken met tekens, is het ook mogelijk om dit te doen met nummers. Hierdoor kan je Word automatisch een nummer volgorde laten aanleggen bij de punten die jij noemt. Dit wordt bijvoorbeeld veel gebruikt bij het aanmaken van een vragenlijst, of indien het wat meer complex wordt bij hoofdstuk-, paragraaf- en subparagraafnummering in Word.

De nummering kan je vinden in het Lint naast de ‘Opsommingsteken’ functie. Wil je de meer complexe nummering gebruiken, dan kan je de nummering ‘Lijst met meerdere niveaus’ gebruiken.

Je legt een niveau dieper aan door gebruik te maken van de ‘Inspringing vergroten’  toets. Ga op de regel staan met het nummer wat je 1 niveau dieper wilt leggen en druk op de toets ‘Inspringing vergroten’. Wil je weer een niveau terug, dan druk je op ‘Inspringing verkleinen’ .

Selectievakje

Het is mogelijk een aantal opsommingen vooraf te laten gaan door een selectievakje. Activeer hiervoor het ‘Ontwikkelaars’ menu. Kies nu de eerste opsomming en selecteer bij ‘Besturingselementen’ het vierkantje met het vinkje erin. Doe dit voor alle opsommingen.
Het is nu mogelijk voor de lezer van jouw document om een vakje aan te vinken, danwel het weer uit te vinken. Zo eenvoudig kan je selecties laten maken in jouw document.

Natuurlijk nummeren

Pagina nummering Word

Hoe je omgaat met het nummeren van de pagina’s van jouw document lees je hier. Er is namelijk veel meer mee mogelijk dan je denkt.

e6990b35-075f-40dd-9f05-d9720d7b8430

De meeste gebruikers van Word zullen met een eenvoudige pagina nummering in Word al prima uit de voeten kunnen. Soms krijgen we echter ook vragen van lezers die wat ingewikkeldere constructies hebben met pagina nummering. Bijvoorbeeld op alle pagina’s een paginanummer, behalve op de laatste. We lopen samen met jou de mogelijkheden in Word langs om een paginanummer toe te voegen.

Standaard pagina nummer

Het toevoegen van een ‘gewoon’ paginanummer zal bekent zijn. Echter voor de zekerheid zal ik dit nog even de revue laten passeren. Gewoonlijk plaatst men het paginanummer in de voettekst van een document. Open derhalve de voettekst door met de rechtermuisknop te klikken in het gedeelte onderaan de pagina, onder het tekstgedeelte. Kies voor ‘Voettekst bewerken’. Je kunt nu via het menu ‘Invoegen/Paginanummer/Huidige positie/Alleen nummer’ op de positie waar jouw invoegpunt staat een paginanummer invoegen.

Soms is het gewenst dat je geen paginanummer wilt op de eerste pagina. Dit kan je aanpassen door in het menu ‘Hulpmiddelen voor kop- en voetteksten’, welke zichtbaar word als je de voettekst gaat aanpassen, bij ‘Opties’ het vinkje aan te zetten voor ‘Eerste pagina afwijkend’. Op de eerste pagina zal de voettekst nu anders zijn dan op de overige pagina’s. Je kunt dus de voettekst van de eerste pagina anders opmaken als de overige pagina’s, hier kun je dus kiezen om géén paginanummer te plaatsen. Ideaal bij een voorblad!

Bijzonder pagina nummer

bb9769ca-46a5-41b0-bda0-86446a9c5091
Behalve dat het mogelijk is om een standaard paginanummer in de voettekst te plaatsen, zijn er nog veel meer mogelijkheden met paginanummering in Word. In het menu ‘Invoegen/Paginanummer’ is het mogelijk om er voor te kiezen om een bijzonder paginanummer toe te voegen in plaats van alleen een nummer. Indien je naar beneden rolt in het menu wat verschijnt als je kiest voor ‘Huidige positie’ kiest voor een vet afgedrukt nummer, met een bovenlijn, een rechthoek of mozaïek, etcetera… Daarnaast is het mogelijk om jouw paginanummer ook op een andere locatie van de pagina te plaatsen. Bijvoorbeeld bovenaan de pagina of in de linker- of rechter-marge. Wanneer je kiest voor ‘Boven aan pagina’, ‘Onder aan pagina’ of ‘Paginamarges’, zal je nog meer visuele mogelijkheden krijgen voor het plaatsen van een paginanummer in jouw document. Hiermee kan je nog fraaier vormgegeven documenten maken.

Afwijkende nummering

Behalve dat je door het plaatsen van een vinkje bij ‘Eerste pagina afwijkend’ de nummering kunt laten afwijken, is het ook mogelijk om op andere locaties de nummering te wijzigen ten opzicht van de standaard instelling. Je dient hiervoor een sectie einde toe te voegen voor de pagina waar je een andere paginanummering wilt hanteren. Het toevoegen van een sectie einde doe je in het menu ‘Pagina-indeling/Eindemarkeringen’. Kies hier voor ‘Sectie-einde/Volgende pagina’. Op de nieuwe pagina kan je nu de voettekst weer geheel wijzigen net zoals je dit op de eerste pagina zou doen.

Succes met het natuurlijk nummeren van jouw documenten!

Meer weten?

Wil je sneller in staat zijn om Word te laten doen wat jij wilt!? Dat kan! Wij bieden naast onze cursussen ook één op één uitleg en ondersteuning op het gebied van Word. Neem dan contact met ons op voor de mogelijkheden.