Wijzer met verwijzen

Verwijzen in Word

Deze maand gaan we jou uitleggen hoe je verwijzingen kunt gebruiken in jouw Word documenten. Hiermee kan je makkelijk repeterende informatie terug laten komen in jouw document. Een best wel lastige functionaliteit, maar we gaan het je haarfijn uitleggen.

mei1
Het kan soms voorkomen dat je repeterende gegevens in jouw Word document hebt. Deze kan je telkens opnieuw invullen, maar het is ook mogelijk om dit op één plek in jouw document te doen en vervolgens op de overige plekken te verwijzen naar de eerste keer dat je het invulde. Dit scheelt je werk indien de informatie wijzigt, want op alle andere plekken wordt het namelijk automatisch bijgewerkt.

Type verwijzingen

Er zijn verschillende typen verwijzingen mogelijk in Word. Denk bijvoorbeeld aan de Inhoudsopgave of de Index. Dit zijn eveneens verwijzingen. Verwijzingen met handige functionaliteit, zo kan je bijvoorbeeld bij een Inhoudsopgave in Word direct naar het betreffende hoofdstuk of paragraaf springen door de CTRL toets in te drukken en te klikken op het hoofdstuk of paragraaf in de inhoudsopgave.

Echter in deze nieuwsbrief gaan we het niet hebben over Inhoudsopgave of Index, maar over Referenties. Wanneer je in Word een bepaald gegeven hebt dat op meerdere plekken terugkomt in jouw document, kan je dit op één plek (meestal de eerste keer dat het gegeven voorkomt) een bepaalde naam geven. Denk bijvoorbeeld aan de titel van jouw hoofdstuk in de voettekst, of de naam van een klant, of het totaalbedrag van een opsomming, etcetera… Wanneer je dit een naam geeft, kan je op meerdere andere plekken in jouw document verwijzen naar deze naam. We zullen je uitleggen hoe dit in zijn werk gaat.

Referenties

Je kan binnen een Word document refereren naar andere locaties in jouw document. Dit doe je door gebruik te maken van referentievelden. Referentievelden kunnen onder andere verwijzen naar stijlnamen of bladwijzers. Wanneer je gebruik maakt van stijlen, dan hoef je vooraf niets voor te bereiden om een stijl referentie aan te leggen. Ga op de locatie staan waar je een stijl referentie toegevoegd wil hebben. Je gaat nu naar het menu ‘Invoegen’ en selecteert onder ‘Tekst’ de functie ‘Snelonderdelen/Veld’. In het venster wat gepresenteerd wordt kies je bij categorieën voor ‘Koppelingen/Verwijzingen’.
mei2In de veldnamen eronder klik je vervolgens op ‘Styleref’. De kolom ernaast zal nu alle stijlen van jouw document weergeven. Kies de stijl waarnaar je wilt refereren. Je zult nu op de locatie waar jouw invoegpunt staat, de referentie naar de meest actuele stijlwaarde zien staan. Op een identieke manier van het toevoegen van een stijlreferentie, kan je ook een referentie naar een ander gegeven in jouw document aanbrengen. Hiervoor dien je het gegeven wat je op meerdere plaatsen wilt gebruiken eerst als bladwijzer aan te merken.
mei3Selecteer het gegeven wat je wilt refereren en ga naar ‘Invoegen/Koppelingen/Bladwijzer’. Typ een duidelijk verklaarbare naam in en klik op ‘Toevoegen’ om de bladwijzer aan te maken.Nu dat de bladwijzer bestaat, is het mogelijk om een referentie aan te leggen naar deze bladwijzer.
Ga in het menu ‘Invoegen’ wederom onder ‘Tekst’ naar ‘Snelonderdelen/Veld’. Kies dit keer niet voor ‘Styleref’, maar voor ‘Ref’.
In de kolom rechts van de veldnamen zal je nu niet de stijlen van jouw document zien, maar de bladwijzers. Klik op de betreffende bladwijzer waarnaar je wilt refereren.Wil je dat lezers van jouw document ook naar de bladwijzer toe kunnen springen door middel van een hyperlink, vink dan de betreffende optie bij de ‘Veldopties’ aan. Ben je tevreden, klik dan op ‘ok’.Je ziet nu de waarde van de bladwijzer op de locatie staan waar je de referentie geplaatst hebt.

Treffende woorden

Trefwoordenregister in Word

Je ziet hem vaak aan het einde van informatieve documenten, tijdschriften of boeken; een trefwoordenregister. Maar hoe maak je nu zoiets? Wij gaan jou dit treffend uitleggen.
dec1
In eenvoudige notulen zal een trefwoordenregister misschien niet zo op zijn plaats zijn, maar zodra je meer dan, zeg, 10 pagina’s met tekst hebt in een document kan het handig zijn om jouw lezers snel terug te laten zoeken waar bepaalde informatie in jouw document te vinden is. Natuurlijk kan men met de zoekfunctie woorden vinden, maar toch kan zo’n trefwoordenregister nuttig zijn. Er zijn echt nog lezers die van papier lezen. Echt waar!

Trefwoordenregister toevoegen

Je kunt hem op een andere locatie in jouw document zetten, maar meestal vinden we een trefwoordenregister terug aan het einde van een document.
Als je naar de locatie gaat waar jeu het trefwoordenregister terug wilt zien, selecteer je het menu ‘Verwijzingen’ in het lint.

dec2

In dit menu zie je een onderdeel ‘Index’, dit is de Word benaming voor een trefwoordenregister. Binnen dit onderdeel ‘Index’ vind je de functie ‘Index invoegen’. Wanneer je hierop klikt, krijg je een scherm gepresenteerd waar je kan kiezen uit verschillende stijlen registers. Het door jou gewenste register type kiezen kan je doen door bij ‘Indeling’ te klikken op het pijltje naar beneden achter de waarde. Standaard zal deze waarde ‘Van sjabloon’ weergeven. Kies je vervolgens het register wat je het fraaist vindt voor jouw document.
dec3Wanneer je een bepaald type kiest, zie je in het ‘Afdrukvoorbeeld’ gedeelte hoe het register er uit zal gaan zien.

Een tweede instelling die handig is, vind je bij ‘Kolommen’. Hier kan je opgeven uit hoeveel kolommen jouw trefwoordenregister dient te bestaan.

Druk je nu op ‘OK’ dan heb je een trefwoordenregister toegevoegd. Vooralsnog zal je echter ‘Geen indexgegevens gevonden’ zien staan. Dit komt omdat je nu eerst alle woorden dient te selecteren die je terug wilt zien in jouw trefwoordenregister.

Trefwoorden toevoegen

Het toevoegen van woorden aan jouw trefwoordenregister is het meest tijdrovende werk. Niet omdat het zo ingewikkeld is, maar omdat je dient te bepalen welke woorden je belangrijk genoeg vindt om in jouw trefwoordenregister op te nemen.
dec4

Een woord toevoegen doe je door in het menu ‘Verwijzingen’ in het gedeelte ‘Index’ te klikken op ‘Item markeren’. Ga hiervoor eerst achter het woord staan wat je wil toevoegen aan het trefwoordenregister, of beter nog; selecteer het betreffende woord. Klik je nu op ‘Item markeren’ dan krijg je een scherm te zien waar u aangeeft welk woord je wilt toevoegen. Heb je een woord geselecteerd, dan staat dit al voor je ingevuld onder ‘Hoofdgegeven’.
Klik je nu op ‘Markeren’, dan wordt het woord als hoofdwoord aan jouw trefwoordenregister toegevoegd.
Wil je het woord als sub-woord, subgegeven, onder een ander woord laten vallen, vul dan het geselecteerde woord in onder ‘Subgegeven’ en plaats in ‘Hoofdgegeven’ het woord waaronder dit sub-woord geplaatst dient te worden in uw trefwoordenregister. Wil je pagina verwijzingen toevoegen naar elk gevonden element van dit woord, klik dan op ‘Alles markeren’.

Met bovenstaande uitleg heb je weer een functionaliteit van Word onder de knie waar je nuttig gebruik van kunt maken.